Jak FOP (JDG) dokonywać zakupów na fakturę w Polsce

Wprowadzenie

Jeśli jesteś zarejestrowany jako jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) w Polsce i prowadzisz działalność gospodarczą, masz prawo dokonywać zakupów towarów lub usług, które bezpośrednio dotyczą twojej działalności gospodarczej, i uwzględniać je w kosztach lub obniżać podstawę opodatkowania. Jeśli zakup został dokonany od polskiego podmiotu prawnego, możesz również odliczyć VAT naliczony (podatek od towarów i usług). Taki zakup jest często nazywany „zakupem na fakturę”.

Dla przedsiębiorcy jest to ważne narzędzie planowania podatkowego: poprawne wystawienie faktury umożliwia oszczędzanie zarówno na dochodzie podlegającym opodatkowaniu, jak i na VAT naliczonym. Ważne jest, aby pamiętać: koszty muszą być związane z działalnością, mieć udokumentowanie i spełniać wymagania przepisów prawa.

Co można kupić na fakturę

Prawo polskie nie zawiera wyczerpującej listy towarów i usług, które można kupić „na fakturę”. Głównym wymogiem jest to, że wydatki muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów te wydatki, które „są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów”.

Przykłady:

• Specjalista IT zajmujący się programowaniem może zakupić laptop i oprogramowanie „na fakturę”.
• Marketer może kupować wynajem powierzchni reklamowej, usługi promocji lub reklamy internetowe.
• Korepetytor może nabywać materiały dydaktyczne, książki i poradniki.
• Jeśli przedsiębiorca używa samochodu osobowego częściowo do dojazdów do klientów lub dostaw, to na stacji benzynowej można poprosić o fakturę i częściowo zaliczyć koszty paliwa do kosztów działalności.

Należy również pamiętać o zasadach dotyczących VAT: VAT naliczony można odliczyć tylko wtedy, gdy wydatki są związane z działalnością podatnika.

Czego nie można kupować na fakturę

Wydatki, które nie mają wystarczającego związku z twoją działalnością gospodarczą lub nie mogą być uzasadnione, mogą zostać uznane za niedopuszczalne. Na przykład: programiście będzie trudno uzasadnić zakup żelazka jako związany z pracą.

Chociaż w momencie zakupu przedsiębiorca nie musi od razu udowadniać konieczności każdego wydatku, w przypadku kontroli przez urząd skarbowy (np. Urząd Skarbowy) będzie musiał przedstawić faktury i wyjaśnienia. Dlatego tak ważne jest prowadzenie przejrzystej dokumentacji i posiadanie rozsądnych uzasadnień.

Istnieją również ograniczenia w odliczaniu VAT dla niektórych kategorii wydatków: na przykład paliwo do samochodu osobowego może być odliczane tylko w 50% od VAT naliczonego.

Jak dokonać zakupu na fakturę

1. Poinformuj sprzedawcę z wyprzedzeniem: powiedz, że kupujesz jako JDG i potrzebujesz faktury z twoim numerem NIP.
2. Przy zakupie od polskiego sprzedawcy — upewnij się, że w koszyku lub przy składaniu zamówienia jest opcja podania NIP i żądania faktury. Jeśli takiej opcji nie ma, skontaktuj się ze sprzedawcą.
3. Jeśli dokonujesz zakupu od zagranicznego podmiotu prawnego, zwróć uwagę: jest to traktowane jako import towarów lub usług i mogą powstać dodatkowe zobowiązania podatkowe (np. odwrotne obciążenie). W takich przypadkach zaleca się konsultację z księgowym.
4. Po otrzymaniu faktury upewnij się, że jest ona poprawnie wystawiona: zawiera dane sprzedawcy, nabywcy (twój NIP), szczegółowy opis towaru/usługi, kwotę netto, kwotę VAT, stawkę, datę.
5. Ewidencja w księgowości: koszty są ujmowane zgodnie z systemem opodatkowania, z którego korzystasz (np. skala podatkowa czy podatek liniowy). VAT naliczony jest odliczany w deklaracji VAT-7/VAT-EU, jeśli jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT.

Jako firma Business Start świadczymy usługi prawne i księgowe, przyjmujemy twoje wystawione faktury do dalszego rozliczenia i udzielamy konsultacji w skomplikowanych przypadkach.

Często zadawane pytania i odpowiedzi